E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028: Wer muss was ab wann?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF, ein Foto oder ein Word-Dokument zählt nicht dazu. Erlaubt sind vor allem zwei Formate:

• XRechnung: reine XML-Datei, Pflicht bei Rechnungen an Behörden (mit Leitweg-ID).
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931 oder höher): ein PDF mit eingebetteter XML. Menschen lesen das PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML.

Die Fristen

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
• Bis 31. Dezember 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind noch erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Kunden).
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen im B2B E-Rechnungen ausstellen.

Wer ist ausgenommen?

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise

Was bedeutet das für Freelancer und kleine Firmen?

Hattest du im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz, darfst du bis Ende 2027 noch PDF-Rechnungen schicken, sofern dein Kunde zustimmt. Viele Firmenkunden stellen ihre Buchhaltung aber schon jetzt um und fragen gezielt nach E-Rechnungen. Wer früh umsteigt, wird schneller bezahlt.

E-Rechnung mit Rechnaro

Rechnaro erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 (PDF/A-3 mit eingebetteter XML), direkt im Browser. Damit erfüllst du die Pflicht gegenüber Firmenkunden.

Für Behörden und Firmen, die XRechnung verlangen, erstellt Rechnaro zusätzlich eine XRechnung 3.0 (XML, geprüft mit dem offiziellen KoSIT-Validator). Die Leitweg-ID trägst du im Feld „Leitweg-ID / Referenz“ ein. Die Datei lädst du selbst im Rechnungsportal hoch, etwa ZRE oder OZG-RE; einen automatischen Versand über Peppol bietet Rechnaro nicht.