Rechnung als Kleinunternehmer schreiben (§ 19 UStG): Hinweis, Pflichtangaben, Muster

Wer ist Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen. Du kannst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt (jeweils netto).

Wichtig: Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort. Überschreitest du sie im laufenden Jahr, unterliegt bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, der Regelbesteuerung. Ab dann musst du Umsatzsteuer ausweisen.

Gründest du im laufenden Jahr, darf der Umsatz im Gründungsjahr 25.000 € nicht überschreiten.

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 eine vereinfachte Rechnung (§ 34a UStDV). Mindestens enthalten sein müssen:

• vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• der Rechnungsbetrag (Entgelt)
• ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt

In der Praxis gehören außerdem eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, deine Steuernummer, Bankverbindung und ein Zahlungsziel auf die Rechnung. Das erwarten Kunden und Finanzamt, und es spart Rückfragen.

Der richtige Hinweis nach § 19 UStG

Eine feste Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Der Hinweis muss aber klar zeigen, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird, weil du Kleinunternehmer bist. Bewährte Beispiele:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG.“

Typische Fehler

• Umsatzsteuer trotzdem ausweisen: Weist du 19 % aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG), auch als Kleinunternehmer.
• „inkl. MwSt.“ oder „zzgl. MwSt.“ auf die Rechnung schreiben.
• Den Hinweis auf § 19 UStG vergessen.
• Rechnungsnummern doppelt vergeben oder Lücken ohne Erklärung lassen.

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2027 oder 2028. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, zum Beispiel per E-Mail-Postfach.

Freiwillig darfst du trotzdem eine E-Rechnung schicken. Manche Firmenkunden bevorzugen das, weil sie die Daten direkt in ihre Buchhaltung übernehmen.

So geht es mit Rechnaro

Setz im Rechnungseditor den Haken bei „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Rechnaro stellt alle Positionen auf 0 %, weist keine Steuer aus und druckt den Hinweis automatisch auf PDF und ZUGFeRD-E-Rechnung.